Büroservice vs. eigenes Personal: Die beste Wahl

Viele Unternehmen stehen vor der entscheidenden Frage: Sollen wir eigenes Personal für administrative Aufgaben einstellen oder einen externen Büroservice beauftragen? Diese strategische Entscheidung kann erhebliche Auswirkungen auf Kosten, Effizienz und Wachstumsmöglichkeiten haben. Beide Optionen haben ihre Berechtigung, aber die richtige Wahl hängt von verschiedenen wichtigen Faktoren ab, die sorgfältig abgewogen werden sollten.

Detaillierter Kostenvergleich: Die wahren Ausgaben

Eigenes Personal - Die versteckten Kosten: Ein Vollzeit-Büromitarbeiter kostet durchschnittlich 3.500-4.500 Euro pro Monat an Bruttogehalt, aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Hinzu kommen Sozialabgaben (ca. 20-22%), Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Krankheitskosten, Arbeitsplatzausstattung (1.500-3.000 Euro einmalig), laufende IT-Kosten, Büroräumlichkeiten, Versicherungen und Weiterbildungskosten. Die Gesamtkosten belaufen sich oft auf 5.000-7.000 Euro pro Monat. Zusätzlich entstehen Rekrutierungskosten, Einarbeitungszeit und mögliche Abfindungen bei Kündigungen.

Büroservice - Transparente Preisgestaltung: Professionelle Büroservices bieten flexible Tarife ab 200-800 Euro pro Monat, die sich exakt an Ihrem tatsächlichen Bedarf orientieren. Keine versteckten Kosten, keine zusätzlichen Verpflichtungen, keine Sozialabgaben oder Nebenkosten. Sie zahlen nur für die Services, die Sie tatsächlich nutzen, und können diese jederzeit anpassen oder beenden.

Flexibilität und Verfügbarkeit: Planungssicherheit vs. Risiko

Risiken bei eigenem Personal: Eigenes Personal kann krank werden (durchschnittlich 15-20 Krankheitstage pro Jahr), Urlaub nehmen (25-30 Tage jährlich), in Elternzeit gehen oder spontan kündigen. Jeder Ausfall bedeutet Arbeitsunterbrechung oder teure Vertretungsregelungen. Besonders bei kleineren Unternehmen mit nur einem oder zwei Mitarbeitern kann ein Ausfall existenzbedrohend sein.

Büroservice-Vorteile: Ein professioneller Büroservice ist 365 Tage im Jahr verfügbar und hat etablierte Vertretungsregelungen. Mehrere geschulte Mitarbeiter teilen sich die Aufgaben, sodass nie ein kompletter Ausfall entsteht. Außerdem können Sie Services je nach saisonalem Bedarf, Geschäftsentwicklung oder speziellen Projekten flexibel buchen, erweitern oder reduzieren – oft binnen 24 Stunden.

Expertise und Professionalität: Spezialisierung vs. Generalisten

Büroservice-Expertise: Ein spezialisierter Büroservice bringt jahrelange, branchenübergreifende Erfahrung und bewährte, optimierte Prozesse mit. Die Mitarbeiter sind speziell für verschiedene administrative Aufgaben geschult, regelmäßig weitergebildet und auf dem neuesten Stand der Technik, Software und Methoden. Sie haben bereits Erfahrung mit Hunderten verschiedener Unternehmen und können Best Practices und bewährte Lösungen anwenden.

Eigenes Personal: Neue Mitarbeiter müssen erst eingearbeitet werden, benötigen spezifische Schulungen für Ihre Systeme und Prozesse und haben möglicherweise nicht die Erfahrungsbreite eines spezialisierten Dienstleisters. Die Qualität hängt stark von der individuellen Person ab, während Büroservices standardisierte Qualitätsprozesse haben.

Technologie und Infrastruktur: Investition vs. Service

Eigenes Personal: Erfordert Investitionen in Arbeitsplätze, Computer, Software-Lizenzen, Telefonsysteme und IT-Support. Diese Kosten fallen auch bei temporären Arbeitsunterbrechungen weiter an und müssen regelmäßig aktualisiert werden.

Büroservice: Verfügt bereits über modernste Technologie, professionelle Telefonsysteme, aktuelle Software und IT-Support. Diese Infrastruktur ist in den Service-Kosten enthalten, ohne zusätzliche Investitionen oder Wartungskosten für Sie.

Wann eigenes Personal sinnvoll ist - Spezielle Situationen

Eigenes Personal kann in folgenden Fällen die bessere Wahl sein: Bei sehr spezifischen, unternehmensspezifischen Aufgaben, die tiefes Produktwissen erfordern; wenn täglich mehr als 8 Stunden reine administrative Arbeit anfallen; bei hochsensiblen Daten, die nicht extern bearbeitet werden können; wenn physische Anwesenheit für bestimmte Tätigkeiten zwingend erforderlich ist; oder bei sehr großen Unternehmen mit entsprechend hohem und konstantem Arbeitsvolumen.

Wann Büroservice die eindeutig bessere Option ist

Für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen ist Büroservice die kosteneffizientere, flexiblere und professionellere Lösung. Besonders vorteilhaft für:

• Start-ups und Neugründungen: Minimale Fixkosten, sofortige Professionalität
• Unternehmen mit schwankendem Arbeitsaufkommen: Saisonale Anpassungen möglich
• Remote-Teams ohne festen Standort: Keine Bürokosten, trotzdem professionelle Adresse
• Wachsende Unternehmen: Services skalieren mit dem Geschäft
• Kostenbewusste Unternehmen: Bis zu 70% Kostenersparnis möglich
• Unternehmen in der Expansion: Fokus auf Kerngeschäft statt Administration

Hybrid-Lösungen: Das Beste aus beiden Welten

Viele erfolgreiche Unternehmen kombinieren beide Ansätze: Kernpersonal für spezifische Aufgaben und Büroservice für standardisierte administrative Tätigkeiten. So können Sie Fixkosten reduzieren, aber trotzdem wichtige Aufgaben intern behalten.

Die Entscheidung zwischen eigenem Personal und Büroservice sollte nie spontan, sondern immer strategisch und individuell getroffen werden. Wichtige Faktoren sind Ihr Arbeitsvolumen, Budget, Wachstumspläne und spezifische Anforderungen. Bei Büroservice Strate beraten wir Sie gerne kostenlos und unverbindlich, welche Lösung für Ihr Unternehmen optimal ist. Mit über 20 Jahren Erfahrung können wir Ihnen dabei helfen, die richtige Entscheidung zu treffen und langfristig erfolgreich zu sein.