Das Büro der Zukunft – noch heute ein virtuelles Büro einrichten!
Egal wie jung und digitalisiert ein Unternehmen ist, um eine Niederlassung mit eigener Adresse kommt man für viele Zwecke einfach nicht herum. Diese Erfordernis kann, gerade für frische Existenzgründer und Start-Ups, eine nicht unwesentliche finanzielle und personelle Belastung darstellen – Mietkosten und laufende Ausgaben für ein selbst betriebenes Büro übersteigen den Nutzen, den aufstrebende Unternehmer im Wachstum daraus ziehen, oft extrem.
Um Kosten zu sparen und trotzdem unkompliziert an eine Geschäftsadresse mit all ihren Vorzügen zu gelangen, gibt es jetzt eine Lösung: Das moderne Konzept des virtuellen Büros! In unserem Artikel erfahren Sie von allen Vorzügen dieser Innovation und warum Sie am besten noch heute anfangen sollten, davon zu profitieren.
Komplettpaket aus Bürodienstleistungen
Doch was wird Ihnen überhaupt geboten? Die Definition des Virtual Office ist zunächst relativ weitläufig: Sie stellt eine Adresse für Ihr Unternehmen dar, an der aber nicht tatsächlich Personal Ihres Betriebs arbeitet. Doch Achtung, hier handelt es sich nicht nur um eine bloße Schein-Einrichtung wie die Briefkasten-Firma, vor Ort wird trotzdem gearbeitet – nur eben nicht von Ihren eigenen Mitarbeitern. Im Büro ist externes Personal tätig, das outgesourcte Tätigkeiten für Ihr Unternehmen übernimmt und Ihnen einige Aufgaben aus dem Verwaltungs- und Bürobereich abnehmen kann.
Wenn Sie eine Geschäftsadresse mieten, dann fungiert diese nicht nur als Befriedigung von rechtlichen Vorschriften, sondern kann tatsächlich zum Empfang von Briefen und Sendungen verwendet werden. Die Mitarbeiter vor Ort verwalten Ihren Posteingang und informieren Sie auf Wunsch auch umgehend über den Eingang von erwarteten Sendungen. Doch Sie sind nicht nur auf postalischem Wege erreichbar, sondern auch telefonisch: Zum Angebot gehört auch ein buchbarer Telefonservice. Sie erhalten eine individuelle Telefonnummer, die nur Ihnen selbst und Ihrem Unternehmen zugeordnet wird und eine professionelle Kommunikation mit Geschäftspartner ermöglicht. Wollen Sie die Erreichbarkeit zu Randzeiten oder während Sie selbst beschäftigt sind sicherstellen, nimmt der Telefondienst in diesen Zeiten Anrufe für Sie entgegen. Er kann erste, einfache Antworten nach einem Katalog mit Handlungsanweisungen geben und in jedem Fall Nachrichten aufnehmen, Rückrufe koordinieren und Kundenkontakte aller Art professionell abwickeln. Zu guter Letzt kann aus der rein virtuellen Einrichtung bei Bedarf auch sehr schnell ein “echtes” Büro gemacht werden – Gäste können an der Geschäftsadresse empfangen werden und auch in Ihrer Abwesenheit übergangsweise von dem Empfangspersonal betreut werden.
Wer ist die Zielgruppe?
Ein virtuelles Büro ist besonders interessant für Existenzgründer und kleinere Start-Ups, die zu Beginn über eher geringe finanzielle Mittel verfügen. Oftmals arbeiten diese Gruppen nicht in einem speziellen Büro oder in einer Firmenniederlassung, sondern im Home-Office, um Aufwand und Ausgaben zu Beginn zu minimieren.
Um trotzdem von den Vorteilen eines Unternehmenssitz profitieren zu können, bietet sich die virtuelle Lösung an. Sie spart in ganz erheblichem Maße Kosten – schließlich fallen keine Ausgaben für Miete, Renovierungen, Personal oder Einrichtung an, alles ist im Komplettpreis des externen Anbieters enthalten. Trotzdem können Sie Kunden mit Ihrem professionellen Auftreten beeindrucken und eine lückenlose Erreichbarkeit auf allen wichtigen Kanälen sicherstellen – ohne dabei auf Ihre Privatsphäre verzichten zu müssen, schließlich ist das Büro mit seiner eigenen Anschrift und Telefonnummer erreichbar. Ihre privaten Daten können Sie für sich behalten und Zuhause ungestört in den wohlverdienten Feierabend gehen, ohne geschäftliche Angelegenheiten ins Wohnzimmer zu tragen.
Die Vorteile auf einen Blick
Ein virtuelles Büro birgt viele Vorteile und beginnen damit, dass Sie eine Geschäftsadresse mieten, die meist zentral und gut angebunden in einer deutschen Großstadt zu verorten ist. Das macht zum einen einen seriösen Eindruck auf Kunden – besonders bei Unternehmen mit Sitz im Ausland ein großer Faktor! Eine deutsche Adresse wirkt oftmals vertrauenswürdiger und ermutigt Interessierte, Kontakt zu Ihnen aufzunehmen. Zum anderen können an dieser Adresse auch Geschäftstermine abgehalten werden, die aufgrund der guten Lage für jede Partei optimal zu erreichen sind. Ohnehin verfügt nicht jedes kleinere Unternehmen über eigene Besprechungsräumlichkeiten, doch durch die Miete von Besprechungszimmern an der Geschäftsadresse haben auch sie die Möglichkeit, Termine in “eigenen” Räumen mit modernstem technischen Standard abzuhalten.
Andere Vorteile lassen sich der Erreichbarkeit zuordnen. Sie stellen im Virtual Office sicher, dass keine Kontaktaufnahme untergeht – egal zu welcher Tages- oder Nachtzeit. Dabei werden postalische Nachrichten angenommen und gelagert, aber auch Telefonanrufe angenommen und professionell abgewickelt, sodass Sie selbst Zeit sparen und in Ihrem Arbeitsalltag entlastet werden. Auch ein Sekretariatsservice gehört zum Repertoire der Leistungen, die im Büro angeboten werden.
Auch im Kosten-Bereich bietet diese Büro-Lösung Vorteile: Es werden im Vergleich zur eigenständigen Anmietung von Büroräumen nicht nur Ausgaben extrem minimiert, sondern auch ein flexiblerer Weg eingeschlagen, der Änderungen schneller und unkomplizierter erlaubt und bei dem kein großes finanzielles Risiko eingegangen wird, was gerade bei jungen Unternehmen in der Entwicklung ein wesentlicher Punkt ist. Auch zeitliche Flexibilität ist ein Vorzug, den Sie im virtuellen Office genießen: Es ist keine langwierige Suche nach Räumlichkeiten und Personal nötig, die Zimmer müssen nicht mühsam und kostenintensiv eingerichtet werden. Alles ist schon vorhanden und der Service kann sofort gestartet werden!
Es mag der Eindruck entstehen, dass externe Mitarbeiter Kontaktaufnahmen nicht so professionell abwickeln können wie eigenes Personal, das mit dem Unternehmen bestens vertraut ist. Die Antwort darauf: Es liegt ganz in Ihrer Hand! Ein virtuelles Büro beschäftigt erfahrenes und professionelles Personal, das sehr lernwillig ist und durch Briefings und Fortbildungen schnell auf das jeweilige Unternehmen geschult werden kann. Dabei steht es eigenem Personal in nichts nach, wenn Sie es darauf auslegen und entsprechende Schulungen betreiben.
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